Klachtenregeling
Volksuniversiteit Culemborg doet haar best om alle activiteiten goed te laten verlopen en toch gaat er af en toe iets mis. Je ontevredenheid uiten in een klacht is niet prettig, maar het kan voor ons een aansporing zijn om zaken te verbeteren.
In het geval dat de klacht direct te maken heeft met de gang van zaken tijdens de cursus verzoeken wij je eerst 1:1 met je docent te overleggen. Mocht je er met de docent niet uitkomen, dan vragen we je de klacht schriftelijk in de dienen en treedt de formele klachtenprocedure zoals hieronder beschreven in werking
1. Algemeen
Definitie klacht: een uiting van ontevredenheid over een bewezen dienst, een persoon of een product.
Cursisten die klachten hebben over een activiteit van Volksuniversiteit Culemborg, kunnen zich wenden tot de klachtencommissie. De klachtencommissie is bereikbaar op het volgende adres en per mail: Klachtencommissie Volksuniversiteit Culemborg, Herenstraat 29, 4101 BR Culemborg Mailadres: info@vuwestbetuwe.nl
2. Samenstelling
De klachtencommissie bestaat uit drie personen. Twee onafhankelijke externe leden, waarvan een de voorzitter van de commissie is, alsmede een lid van het Bestuur van de volksuniversiteit Culemborg.
3. Doel klachtencommissie
Doel van de klachtencommissie is een adequate behandeling van klacht(en) en het op zodanige wijze terugkoppelen van de resultaten naar alle betrokkenen
4. Protocol
Klachten kunnen alleen schriftelijk ingediend worden via de mail of per post.
Anonieme klachten worden niet in behandeling genomen. Een klacht moet voorzien zijn van je naam, adres, woonplaats en telefoonnummer.
Na ontvangst van de klacht wordt dit schriftelijk/mondeling aan je bevestigd.
De klacht zal door de klachtencommissie allereerst worden getoetst op ontvankelijkheid: vindt de klacht haar oorzaak in het doen en laten van Volksuniversiteit Culemborg?
De klachtencommissie beoordeelt daarna de klacht inhoudelijk. Hiertoe stelt de commissie zich desgewenst in verbinding met de indiener van de klacht, resp. met andere betrokkenen voor hoor en wederhoor.
Bij verregaande financiële gevolgen wordt contact opgenomen met het Bestuur.
De feitelijke, verkregen informatie bij de behandeling van de klacht legt de klachtencommissie schriftelijk vast en koppelt zij terug naar de informatieverstrekker(s). Verstrekkers van de informatie delen de klachtencommissie mee of ze het eens zijn met de weergave daarvan. De commissie doet hierna schriftelijk uitspraak over de klacht en brengt dit ter kennis van alle betrokkenen, alsmede van het bestuur, die voor uitvoering zorg draagt.
5. Beroepsmogelijkheid
Als naar het oordeel van de indiener van de klacht de afhandeling daarvan niet naar wens is verlopen, is beroep bij het bestuur van de volksuniversiteit mogelijk. De indiener kan het beroep binnen zes weken na de uitspraak van de klachtencommissie schriftelijk indienen bij het bestuur van Volksuniversiteit Culemborg. Een klacht bij het bestuur wordt binnen een periode van een maand (vakanties niet meegerekend) behandeld en schriftelijk afgehandeld. In het kader van dit beroep kan het bestuur besluiten tot een nader gesprek met betrokkenen. Uitspraken van het bestuur zijn bindend.
6. Evaluatie en bijstelling
Dit protocol en het functioneren van de klachtencommissie zal eenmaal per jaar worden geëvalueerd. Dit stuk vormt een aanhangsel van het Huishoudelijk Reglement van Volksuniversiteit Culemborg.
Deze klachtenregeling is conform de landelijke afspraken welke zijn gemaakt binnen Cultuurconnectie, de koepel van landelijke volksuniversiteiten.